Was verdient eine virtuelle Assistenz?

Als ich meinen ersten Stundensatz festlegen musste, habe ich stundenlang gegoogelt. Ich wollte eine konkrete Zahl, an der ich mich orientieren kann. 50 Euro? 30 Euro? 80 Euro? Je mehr ich las, desto verwirrter wurde ich. Die Wahrheit ist: Die eine richtige Zahl gibt es nicht. Aber es gibt einen Weg, deinen eigenen Stundensatz zu finden, der tatsächlich trägt.

Lass uns über Geld sprechen. Als Selbstständige ist dein Stundensatz existenziell. Zu niedrig, und du arbeitest dich kaputt ohne davon leben zu können. Zu hoch ohne entsprechende Positionierung, und du findest keine Kunden. Die Bandbreite bei virtuellen Assistenzen ist enorm: Je nach Spezialisierung, Erfahrung und Zielgruppe bewegen sich die Stundensätze grob zwischen 35 und 85 Euro, manche spezialisierte VAs liegen auch darüber. Aber diese Zahlen allein helfen dir nicht weiter. Du musst verstehen, wie du deinen eigenen Satz kalkulierst.

Warum dein Stundensatz anders kalkuliert werden muss

Als Angestellte bekommst du ein Bruttogehalt, von dem Steuern und Sozialabgaben abgezogen werden. Der Rest landet auf deinem Konto, und damit ist die Sache erledigt. Als Selbstständige funktioniert das komplett anders. Ausgaben wie Softwarelizenzen, Büroausstattung und Weiterbildung trägst du selbst. Krankenversicherung zahlst du komplett alleine, nicht mehr hälftig mit dem Arbeitgeber. Steuern musst du selbst abführen, und zwar im Nachhinein.

Genau hier liegt eine der größten Fallen für VA-Starter:innen: Das Finanzamt meldet sich erst mit Verzögerung. Einkommensteuer und eventuell Gewerbesteuer werden auf Basis deines Gewinns berechnet, und die Vorauszahlungen starten oft erst im zweiten Jahr. Das bedeutet: Wenn du im ersten Jahr gut verdienst und nichts zurücklegst, kann dich die Nachzahlung im zweiten Jahr in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. Faustregel: Lege von Anfang an etwa 30 Prozent deiner Einnahmen für Steuern zurück. Lieber zu viel als zu wenig.

Kenne deine Kosten

Der erste Schritt zur Stundensatzfindung ist eine ehrliche Aufstellung deiner Kosten. Das muss kein ausgearbeiteter Businessplan sein, eine schlichte Kalkulation reicht für den Anfang. Liste alle monatlichen Ausgaben auf, private und berufliche getrennt. Miete, Versicherungen, Software, Telefon, Internet, Weiterbildung, Altersvorsorge. Vergiss nichts, auch nicht die Posten, die nur einmal im Jahr anfallen wie Jahreslizenzen oder Versicherungsbeiträge.

Wichtig dabei: Rechne nicht mit dem Minimum, das du zum Überleben brauchst. Rechne mit dem, was du brauchst, um gut zu leben, Rücklagen zu bilden und auch mal in den Urlaub zu fahren. Du baust dir eine Selbstständigkeit auf, keinen Überlebenskampf.

Die Sache mit der abrechenbaren Zeit

Jetzt wird es oft unrealistisch. Viele Kalkulationen gehen so: 210 Arbeitstage im Jahr mal 8 Stunden mal 70 Prozent abrechenbare Zeit ergibt rund 1.175 Stunden, die du in Rechnung stellen kannst. Teile deine Kosten durch diese Zahl, und du hast deinen Mindeststundensatz.

Das Problem: Diese Rechnung funktioniert nur, wenn du tatsächlich genug Aufträge hast, um diese Stunden zu füllen. Gerade am Anfang ist das selten der Fall. Im ersten Jahr haben viele VAs eher 30 bis 50 Prozent abrechenbare Zeit, weil Akquise, Positionierung und der Aufbau von Kundenbeziehungen so viel Zeit fressen. Wenn du mit 70 Prozent kalkulierst und nur 40 Prozent erreichst, funktioniert dein Stundensatz nicht mehr.

Was heißt das praktisch? Kalkuliere konservativ. Rechne im ersten Jahr lieber mit weniger abrechenbaren Stunden und einem entsprechend höheren Stundensatz. Es ist leichter, später die Preise stabil zu halten, als sie drastisch erhöhen zu müssen.

Orientierung am Markt

Schau dich um, was andere VAs mit vergleichbaren Leistungen nehmen. Das ist keine Preisabsprache, sondern Marktrecherche. Du bekommst ein Gefühl dafür, wo du dich einordnen kannst. Dabei gilt: Setze nicht zu tief an, auch wenn du denkst, das sei ein guter Einstieg. Ein Stundensatz von 25 Euro mag sich sicher anfühlen, aber er ist für die meisten Tätigkeiten schlicht nicht tragfähig, wenn du alle Kosten ehrlich einrechnest.

Später kannst du deinen Preis nicht einfach verdreifachen, ohne Bestandskunden zu verlieren oder dich komplett neu positionieren zu müssen. Besser: Von Anfang an einen fairen Preis nehmen und diesen selbstbewusst vertreten. Differenziere außerdem nach Komplexität. Einfache Zuarbeit kann weniger kosten als strategische Beratung oder spezialisierte Dienstleistungen wie Funnel-Aufbau oder technisches Setup.

Das Mindset-Problem

Viele VA-Starter:innen haben nicht primär ein Kalkulationsproblem, sondern ein Mindset-Problem. Sie wissen eigentlich, was ein angemessener Stundensatz wäre, aber sie trauen sich nicht, ihn zu nennen. Die Angst: Wenn ich zu teuer bin, bekomme ich keine Aufträge. Also lieber erstmal günstiger einsteigen.

Das ist nachvollziehbar, aber gefährlich. Zu niedrige Preise ziehen oft Kunden an, die den Wert deiner Arbeit nicht schätzen. Du arbeitest mehr, verdienst weniger und bist frustriert. Dein Preis ist auch eine Aussage über deinen Wert. Wenn du selbst nicht glaubst, dass deine Arbeit einen bestimmten Betrag wert ist, warum sollte es dein Kunde tun?

Das heißt nicht, dass du überheblich sein sollst. Es heißt, dass du deinen Preis kennen, begründen und vertreten können solltest. Ohne dich zu rechtfertigen. Ohne Rabatt anzubieten, bevor jemand danach fragt.

Leistung gegen Leistung?

Manchmal wirst du gefragt, ob du für weniger Geld arbeitest, dafür aber eine Referenz bekommst, Zugang zu einem Netzwerk oder wertvolle Erfahrung sammelst. Sei hier vorsichtig. Ja, es gibt Situationen, in denen das sinnvoll sein kann. Aber es sollte eine bewusste Entscheidung sein, kein Notbehelf, weil du dich nicht traust, deinen Preis zu nennen.

Frag dich: Würde ich das auch machen, wenn ich gerade genug zahlende Kunden hätte? Wenn die Antwort nein ist, ist es wahrscheinlich kein guter Deal. „Exposure“ und „Erfahrung“ zahlen keine Miete. Und Menschen, die von Anfang an nicht bereit sind, fair zu bezahlen, werden es später auch nicht sein.

Fazit

Es gibt keinen universellen Stundensatz für virtuelle Assistenzen. Aber es gibt einen Weg, deinen eigenen zu finden: Kenne deine echten Kosten, rechne konservativ mit deiner abrechenbaren Zeit, orientiere dich am Markt und verkaufe dich nicht unter Wert. Trau dich, deinen Preis zu nennen. Und wenn jemand sagt, du seist zu teuer, dann ist das vielleicht einfach nicht dein Kunde.

—

Du willst deinen Stundensatz fundiert kalkulieren?

In meiner Realitätscheck & Klarheits-Session schauen wir gemeinsam auf deine Zahlen, deine Positionierung und deine Unsicherheiten. 60 bis 90 Minuten für Klarheit, wo du stehst und was ein realistischer Preis für deine Leistung ist.