Wo sind die Gesuche? Gruppen, Plattformen und die richtigen Suchwörter

Mal angenommen, du suchst jemanden, der dir die Buchhaltung abnimmt. Was tippst du ein?

Buchhaltung. Nicht „virtuelle Assistenz“.

Das ist der Grund, warum so viele VAs auf Projektplattformen suchen und nichts finden. Sie tippen ihren eigenen Titel ein. Auf einer der großen Projektbörsen ergibt „virtuelle Assistenz“ null Treffer. Wer „Buchhaltung“ eintippt, bekommt neunundneunzig.

Die Arbeit ist da. Sie heißt nur anders.

Das Problem ist deine Herangehensweise

Wenn man anfängt zu suchen, findet man: Portale für Freelancer, Vermittlungen, Agenturen, Facebook-Gruppen, VA-Börsen. Und bei einem guten Teil davon soll man zahlen, bevor überhaupt jemand den eigenen Namen gesehen hat.

Wer sich überall anmeldet, schaut nach vier Wochen nirgends mehr richtig rein. Das ist kein persönliches Versagen, das ist Struktur. Deswegen lohnt es sich, ein bisschen vorzusortieren.

Es gibt drei Sorten von Orten, und es fängt am besten dort an, wo es nichts kostet.

Erster Ort: Facebook-Gruppen

In Facebook-Gruppen suchen Menschen, die gezielt eine virtuelle Assistenz brauchen. 

Drei Gruppen, die sich lohnen – alle kostenlos, Beitritt über ein paar Beitrittsfragen:

• Virtuelle Assistenz suchen und finden (gut 41.000 Mitglieder)
• Virtuelle Assistenten, Auftragsbörse (knapp 27.000 Mitglieder)
• Job Area für VAs, Freelancer und Auftraggeber (gut 11.000 Mitglieder)

Dort werden täglich Gesuche eingestellt. Dazwischen gibt es Werbung und Fragen von anderen VAs, das muss man aussortieren. Zwei Einstellungen sparen Zeit: Sortierung auf neueste Beiträge umstellen, Benachrichtigungen anschalten.

Und wie oft reinschauen? So, wie es in den Tag passt. Jeden Morgen zehn Minuten oder zwei feste Termine in der Woche. Ein Termin, kein „wenn ich gerade dran denke“.

Unter jedem Gesuch stehen nach zwei Stunden zwanzig Kommentare. Zwanzig Mal „Interesse“ und „PN ist raus“. Alle machen dasselbe und dann warten alle darauf, dass sich jemand meldet.

Was stattdessen funktioniert: kommentieren, aber nicht dabei bleiben. In den meisten Gesuchen steht ein Name oder eine Firma. Da geht eine Mail hin, mit einem konkreten Angebot: Was du übernimmst, ab wann du kannst, was es kostet. Von den zwanzig Leuten im Kommentarbereich macht das fast keiner.

Und wenn es trotzdem nichts wird? Dann hat man jemanden kennengelernt, der in drei Monaten wieder sucht. Die Gesuche und die Leute dahinter wiederholen sich.

Zweiter Ort: Projektplattformen – mit den richtigen Wörtern

Auf den großen Projektbörsen schreibt niemand „wir suchen eine virtuelle Assistenz“. Da steht die Aufgabe im Titel. Wer dort sucht, muss wie eine Kundin denken: Was will die loswerden? Was hat die für ein Problem, das sie beschreibt?

Suchwörter, die auf Projektbörsen tatsächlich Treffer bringen:

• Buchhaltung: 99 Treffer
• Assistenz: 53 Treffer
• Projektassistenz: 37 Treffer
• Backoffice: 23 Treffer
• Sachbearbeitung: 20 Treffer
• Virtuelle Assistenz: 0 Treffer

Das sind keine Fantasiestellen. Da steht zum Beispiel „Freiberufliche Buchhaltung und Assistenz für Hausverwaltungen“ oder „Interim Assistenz der Geschäftsführung, 80 Prozent remote“. Die Aufgabe ist bekannt, der Name ist es nicht.

Fünf Wörter aufschreiben, die die eigene Dienstleistung beschreiben – so wie eine Kundin sie beschreiben würde. Diese Liste nimmt man auf jede Plattform mit.

Zwei Plattformen für den Anfang, beide kostenlos mit einem Bewerbungslimit:

• freelancermap.de: 12.784 Projekte gesamt, Schwerpunkt IT und Technik. Wer mit den richtigen Suchwörtern sucht, findet trotzdem.
• freelance.de: 3.433 Projekte gesamt, mit der richtigen Kategorie ebenfalls fündig.

Wer nicht jede Börse einzeln durchgehen will: freiguide.de sammelt Anzeigen aus über 40 Portalen und vielen Facebook-Gruppen an einer Stelle. Unter dem Suchbegriff „virtuelle Assistenz“ standen dort am gleichen Tag über tausend Anzeigen. Man muss ehrlich sortieren – dazwischen steckt auch Vertrieb und Telefonakquise. Der Vollzugang kostet momentan 14,90 Euro im Monat, eingeschränkt ist die Seite kostenlos.

Wer gefunden werden will statt zu suchen:

• Malt: Profil anlegen ist kostenlos. Wenn ein Auftrag zustande kommt, nimmt Malt fünf Prozent Servicegebühr. Man zahlt also erst, wenn man verdient.
• va-finden.de von Sabrina Ünal: Ein Portal ausschließlich für virtuelle Assistenzen, mit einem Listing und einer kleinen Landingpage. 30 Tage testen, danach 25 Euro im Monat.

Der konkrete Schritt aus dieser Folge

Vier Schritte, danach stehen die Quellen:

1. Suchwörter aufschreiben. Fünf Wörter, die die eigene Kundin eintippen würde. Buchhaltung, Backoffice, Sachbearbeitung, Projektassistenz – oder was zum eigenen Angebot passt. Diese Liste kommt ab jetzt auf jede Plattform.

2. Den drei Gruppen beitreten. Beitrittsfragen beantworten, Benachrichtigungen anschalten, Sortierung auf neueste Beiträge stellen.

3. Ein kostenloses Profil anlegen und die Wörter durchsuchen. freelancermap oder freelance.de, nicht beide. Danach einmal die fünf Suchwörter durchgehen und schauen, was da wirklich steht.

4. Blocker und Prüftermin setzen. Zwei feste Zeiten in der Woche für die Suche. Und ein Termin in drei Monaten, an dem nachgerechnet wird, ob von diesen Quellen eine Anfrage kam.

Wer dabei merkt, dass ein konkretes Angebot fehlt – das fertige Schreiben, die Vorlage, der Stundensatz, der irgendwo stehen muss – dafür gibt es das VA Starter Toolkit von OfficeLab: 15 Dokumente für den Start, einmalig 49 Euro. Drin ist eine Angebotsvorlage, eine Preisliste zum Ausfüllen, zehn E-Mail-Vorlagen von der ersten Ansprache bis zur Zahlungserinnerung. Darüber hinaus noch Vorlagen für Social-Media-Planung, Kundenkommunikation und vieles mehr. Eben alles, was man braucht, um nicht bei null anzufangen.

Links & Quellen

Erwähnte Plattformen und Gruppen:

• freiguide.de: https://www.freiguide.de/virtuelle-assistenz-jobs
• freelancermap.de: https://www.freelancermap.de
• freelance.de: https://www.freelance.de
• Malt: https://www.malt.de
• va-finden.de (Sabrina Ünal): https://va-finden.de/mitglied-werden/
• Facebook-Gruppe „Virtuelle Assistenz suchen und finden“: https://www.facebook.com/groups/vafinden
• Facebook-Gruppe „Virtuelle Assistenten, Auftragsbörse“: https://www.facebook.com/groups/862581941199233/
• Facebook-Gruppe „Job Area für VAs, Freelancer & Auftraggeber“: https://www.facebook.com/groups/111962136130137/

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