Der erste Kunde als Virtuelle Assistenz? Yay! Und jetzt?
Ich erinnere mich noch ganz genau an meinen allerersten Kunden. Die Freude war riesig – endlich hatte jemand JA gesagt!
Aber kaum war der erste Jubelschrei verklungen, saß ich da:
Planlos. Verunsichert. Leicht panisch.
Was jetzt? Was muss ich dem Kunden schicken? Welche Infos braucht er? Was, wenn ich was Wichtiges vergesse?
Wenn dir das bekannt vorkommt: Willkommen im echten VA-Life. Du bist nicht allein – fast jede:r von uns hat genau diesen Moment erlebt. Und genau darum geht’s hier:
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du nicht nur souverän Kund:innen gewinnst, sondern sie auch vom ersten Kontakt an professionell begleitest – damit sie bleiben (und dich bestenfalls weiterempfehlen).
1. Klar kommunizieren – gleich zu Beginn
Der erste Eindruck zählt. Und der entsteht nicht erst im Zoom-Call, sondern schon bei der ersten Nachricht. Ob in der E-Mail oder per Insta-Message – du legst direkt den Grundstein für Vertrauen.
Worauf es ankommt:
- Ehrliche & freundliche Kommunikation
- Kein Fachblabla – sondern Klartext mit Herz
- Aufrichtiges Interesse an den Zielen des Kunden
Mini-Übung: Schreib dir 3 Fragen auf, die du beim nächsten Erstgespräch stellen willst. Nicht nur zur Aufgabe – sondern zur Person dahinter. So zeigst du echtes Interesse und stellst die Weichen für eine gute Beziehung.
Bonus-Tipp: Fasse am Ende des Gesprächs kurz zusammen, was besprochen wurde. Das wirkt nicht nur professionell – es spart auch Missverständnisse.
2. Onboarding ist keine Kür, sondern Pflicht
Viele unterschätzen diesen Schritt. Dabei entscheidet er, ob dein Kunde sich gut aufgehoben fühlt – oder sich fragt: „Worauf habe ich mich hier eingelassen?“ 😬
Ein klares Onboarding zeigt, dass du weißt, was du tust. Es sorgt für Struktur, Vertrauen und einen reibungslosen Start.
Was du brauchst:
- Willkommenspaket mit allen wichtigen Infos
- Klarheit über Tools, Abläufe und Kommunikation
- Einen konkreten Plan für die ersten To-dos
Mini-Aufgabe: Erstelle einen Ablauf für dein Onboarding in 3 Schritten.
- Welche E-Mail schickst du wann?
- Welche Dokumente brauchst du?
- Wann findet das erste Check-in statt?
3. Vertrauen entsteht durch Struktur
Deine Kund:innen müssen nicht alles verstehen – aber sie sollten immer das Gefühl haben, dass du den Überblick hast.
Und das erreichst du nicht mit endlosen Mails oder Excel-Tabellen, sondern durch klare, nachvollziehbare Abläufe.
Wie du das schaffst:
- Halte Timings und Absprachen schriftlich fest
- Kommuniziere proaktiv – nicht nur bei Problemen
- Nutze ein Projekt-Tool wie Trello für Transparenz
Mini-Reflexion: Notiere dir 3 Situationen, in denen du dich selbst bei einem Dienstleister besonders gut betreut gefühlt hast. Was genau war der Grund dafür? Übertrage das auf deine VA-Arbeit.
Vertrauen entsteht nicht durch Perfektion, sondern durch Verlässlichkeit.
4. Kundenbindung? Das passiert zwischendrin
Die Zusammenarbeit beginnt nicht mit dem ersten To-do – sie lebt vom Miteinander. Kund:innen bleiben, wenn sie sich gesehen und wertgeschätzt fühlen.
So stärkst du die Verbindung:
- Frag regelmäßig nach Feedback
- Reagiere schnell & verbindlich
- Mach kleine Erfolge sichtbar (z. B. Mini-Reportings)
Mini-Idee: Erstelle dir eine kleine „Kundenpflege-Checkliste“: z. B. 1x im Monat Feedback einholen, 1x pro Quartal ein kleines Dankeschön senden, regelmäßig Updates geben. Klingt simpel – wirkt Wunder.
Denn: Du bist mehr als eine Umsetzerin – du bist eine Partnerin auf Zeit. Zeig das auch.
5. Dein Helfer im Hintergrund: Das VA Starter Tool-Kit
Ich hätte mir gewünscht, all das kompakt an einem Ort zu haben – statt mir alles mühsam zusammenzusuchen. Zwischen Google-Sessions, Chat-Vorlagen und DIY-PDFs kann man leicht den Überblick verlieren.
Deshalb gibt’s das VA Starter Tool-Kit:
✔️ Onboarding-Vorlagen & Begrüßungspaket ✔️ Angebots- & Kommunikationsvorlagen ✔️ Kunden-Trello-Board für saubere Abläufe
Und das Beste: Alles ist optisch ansprechend, sofort einsetzbar und so aufgebaut, dass du keine Einarbeitungszeit brauchst.
Jetzt reinschauen & Kund:innen professionell
Fazit: Der erste Kunde ist nur der Anfang – dein Auftritt macht den Unterschied
Du musst nicht perfekt sein. Aber vorbereitet.
Und du musst auch nicht alles alleine bauen.
Hol dir Unterstützung – und zeig vom ersten Moment an, dass du weißt, was du tust.
Wenn du dir ein System wünschst, das dir Sicherheit gibt, dann ist das VA Starter Tool-Kit dein perfekter Begleiter.
Und wenn du Lust auf Geschichten aus dem echten VA-Alltag hast: In meinem Podcast „Tschüss 9to5“ spreche ich regelmäßig mit anderen VAs über ihre größten Aha-Momente.
Jetzt in den Podcast reinhören und dich inspirieren lassen.
Oder du buchst dir direkt ein kostenloses Kennenlerngespräch – ich schau gern gemeinsam mit dir, wie du dein VA-Business strukturiert und kundenfreundlich aufbaust.
Bis ganz bald & viel Erfolg!
