Gewerbeanmeldung als VA: Was du wissen musst

Bevor ich mein Gewerbe angemeldet habe, habe ich tagelang gegoogelt. Brauche ich das überhaupt? Was muss ich eintragen? Was kostet das? Am Ende saß ich zwanzig Minuten beim Gewerbeamt, habe ein Formular ausgefüllt, 26 Euro bezahlt und war fertig. Die ganze Aufregung vorher war größer als der eigentliche Vorgang. Trotzdem gibt es ein paar Dinge, die du wissen solltest, bevor du loslegst.

Brauchst du überhaupt ein Gewerbe?

Kurze Antwort: In den meisten Fällen ja. Die längere Antwort hängt davon ab, was genau du als VA anbietest.

In Deutschland gibt es zwei Wege, sich selbstständig zu machen: als Freiberuflerin oder als Gewerbetreibende. Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer. Klingt erstmal attraktiv. Das Problem: Die Liste der freien Berufe ist im Einkommensteuergesetz festgelegt und umfasst vor allem Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Journalisten, Künstler und ähnliche Tätigkeiten.

Das Berufsfeld Virtuelle Assistenz steht nicht auf dieser Liste. Laut dem Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums wird die Einordnung je nach Finanzamt und konkreter Tätigkeit unterschiedlich gehandhabt. In der Praxis bedeutet das: Die meisten VAs melden ein Gewerbe an, weil sie auf der sicheren Seite sein wollen.

Es gibt Ausnahmen. Wenn du ausschließlich als Texterin oder Übersetzerin arbeitest, kann das als freiberuflich gelten. Aber sobald du auch nur gelegentlich administrative Aufgaben übernimmst, E-Mails beantwortest oder etwas in WordPress einpflegst, bist du im gewerblichen Bereich. Die Grenzen sind schnell überschritten.

Wann musst du anmelden?

Rechtlich gesehen: Bevor du deine erste Rechnung schreibst. Die Gewerbeanmeldung ist laut Gesetz bei Aufnahme der Tätigkeit fällig, nicht erst wenn du den ersten Euro verdienst. Schon die Absicht, Gewinn zu erzielen, macht die Anmeldung notwendig.

In der Praxis sind die meisten Ämter kulant, wenn du dich zeitnah nach dem tatsächlichen Start anmeldest. Trotzdem solltest du es nicht auf die lange Bank schieben. Theoretisch können Bußgelder drohen, auch wenn das selten vorkommt.

Wo und wie meldest du an?

Die Gewerbeanmeldung erfolgt beim Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde. In manchen Orten ist auch das Ordnungsamt oder das Bürgeramt zuständig. Am einfachsten: Google „Gewerbeanmeldung“ plus den Namen deiner Stadt. Du findest dann schnell heraus, ob du persönlich erscheinen musst oder ob es online geht.

Immer mehr Kommunen bieten mittlerweile eine Online-Anmeldung an. Falls nicht, gehst du mit deinem Personalausweis zum Amt, füllst ein Formular aus und bezahlst die Gebühr. Das dauert in der Regel keine halbe Stunde.

Das brauchst du für die Anmeldung: Einen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Das Anmeldeformular, das du entweder vor Ort bekommst oder vorab auf der Website deiner Gemeinde herunterladen kannst. Und die Gebühr, die je nach Stadt zwischen 15 und 65 Euro liegt.

Was trägst du als Tätigkeit ein?

Das Feld „Angemeldete Tätigkeit“ ist wichtiger, als es auf den ersten Blick aussieht. Was du hier einträgst, landet beim Finanzamt und beeinflusst, wie deine Tätigkeit eingestuft wird.

Bewährt haben sich Formulierungen wie „Bürodienstleistungen“, „Virtuelle Assistenz“ oder „Administrative Dienstleistungen“. Du kannst auch mehrere Tätigkeiten eintragen, zum Beispiel „Bürodienstleistungen, Social Media Management, Kundenservice“. Das gibt dir Flexibilität, falls sich dein Angebot später erweitert.

Keine Sorge: Du kannst deine Tätigkeiten später ändern oder ergänzen. Das ist eine sogenannte Gewerbeummeldung und kostet eine kleine Gebühr.

Was passiert nach der Anmeldung?

Nach der Gewerbeanmeldung bekommst du deinen Gewerbeschein. Das ist dein Nachweis, dass du offiziell ein Gewerbe betreibst. Heb ihn gut auf.

Außerdem passiert Folgendes automatisch: Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt, die IHK (Industrie- und Handelskammer) und die Berufsgenossenschaft. Du musst dich dort nicht selbst melden, aber du wirst Post bekommen.

Vom Finanzamt erhältst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Den füllst du aus und schickst ihn zurück. Dabei entscheidest du auch, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Mehr dazu in einem separaten Beitrag.

Die IHK wird dich als Mitglied aufnehmen. Das ist Pflicht für Gewerbetreibende. Die Beiträge richten sich nach deinem Umsatz. Im ersten Jahr und bei kleinen Umsätzen sind sie oft minimal oder entfallen ganz.

Nebenberuflich oder Vollzeit?

Falls du nebenberuflich startest: Das ändert nichts an der Pflicht zur Gewerbeanmeldung. Du meldest dann ein Nebengewerbe an. Der Ablauf ist identisch.

Was du beachten solltest: Informiere deinen Arbeitgeber. In vielen Arbeitsverträgen steht, dass Nebentätigkeiten angezeigt oder genehmigt werden müssen. Das ist in der Regel kein Problem, solange du nicht in Konkurrenz zu deinem Arbeitgeber trittst. Aber frag vorher nach, um Ärger zu vermeiden.

Was es nicht braucht

Für die klassische VA-Tätigkeit brauchst du keine besonderen Genehmigungen, keine Zulassung und keine Qualifikationsnachweise. Die Gewerbeanmeldung ist unkompliziert und steht grundsätzlich jedem offen.

Anders sieht es aus, wenn du in regulierten Bereichen arbeiten willst, etwa als Buchführungshelferin. Dann gelten besondere Voraussetzungen. Aber für die meisten VA-Tätigkeiten wie E-Mail-Management, Recherche, Social Media oder Kundenservice ist das nicht relevant.

Fazit

Die Gewerbeanmeldung ist einer der einfachsten Schritte auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Personalausweis mitnehmen, Formular ausfüllen, Gebühr bezahlen, fertig. Der bürokratische Aufwand ist überschaubar, die Kosten gering.

Wenn du unsicher bist, ob du Gewerbe oder Freiberuf anmelden solltest, frag beim Finanzamt nach oder hol dir einen Termin bei einem Steuerberater oder Gründungsberater. Viele Städte bieten auch kostenlose Erstberatungen für Gründer an.

Und dann: Mach es einfach. Die Anmeldung ist der offizielle Startschuss für dein VA-Business. Alles Weitere kommt danach.

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