KI Nutzung als virtuelle Assistenz

Tools & Systeme im VA-Alltag: Damit’s nicht im WhatsApp-Chaos endet

Die Technik soll helfen und macht’s manchmal schlimmer?
Keine Sorge: In dieser Folge von Tschüss 9 to 5 zeigen wir dir, wie du als virtuelle Assistenz die richtigen Tools findest, Strukturen schaffst und deine Prozesse so organisierst, dass sie dir (und deinen Kund:innen) das Leben erleichtern, nicht erschweren.

Zwischen Trello-Liebe und WhatsApp-Frust

Jede:r VA kennt’s: Kund:innen, die per WhatsApp Aufgaben reinschicken, während du versuchst, den Überblick über zig offene Tabs, Sprachnachrichten und Brainstormings zu behalten.
Aber: Das muss nicht so bleiben.

Wir sprechen in dieser Folge darüber:

Warum Tools nicht einfach „nett“ sein dürfen, sondern funktional UND verständlich
Wie du deinen Kund:innen Tools wie Trello smart erklärst – statt sie damit zu überfordern
Warum ein gemeinsames Tool oft mehr Klarheit bringt als zehn Einzelnachrichten
Welche Tools wir selbst nutzen (und warum wir manche nicht mehr anfassen)

Drei Impulse für mehr Struktur im VA-Alltag

1. Finde deinen Workflow-Liebling.
Ob Trello, Notion, ClickUp oder Google Drive – wichtig ist nicht das Tool, sondern die Struktur dahinter.

2. Kommuniziere klar, was du brauchst.
Als VA darfst du sagen: „So arbeite ich effizient – so bleibe ich verlässlich.“
Deine Tools, deine Prozesse. Klar kommuniziert = doppelt wertvoll.

3. Dokumentiere, was sich wiederholt.
Alles, was du mehr als dreimal erklärst, gehört in eine Mini-Anleitung.
Stichwort: Wissensbibliothek oder Mini-Handbuch für dich & deine Kund:innen.

Tools sind keine Zaubertricks – sie wirken nur mit Haltung

Du musst kein Tech-Guru sein, aber du solltest wissen, was dir hilft, was deinem Kunden hilft – und wie ihr gemeinsam Klarheit schafft.

Diese Folge hilft dir, deinen VA-Alltag strukturierter, effizienter und professioneller zu gestalten – ohne den ganzen Overhead.

Jetzt reinhören:
Wenn du Tools bisher eher „mitbenutzt“ hast, statt sie gezielt zu führen, ist diese Folge dein Start in mehr Klarheit & digitale Ordnung.