Alle Kundinnen, alle Aufgaben, alle Stunden. In einem Board.
Das Wochenboard für virtuelle Assistenzen ist eine fertige Trello-Vorlage. Du kopierst sie in deinen Account und planst darin deine Woche: was heute dran ist, worauf du bei Kundinnen wartest und wie lange etwas wirklich gedauert hat.
Was das Board für dich löst
Was schon alles drin ist
Anleitung im Board
Sechs kurze Karten erklären, wie das Board funktioniert, wie Kanban geht, wie du Zeiten und Kategorien einrichtest, deine Kundinnen als Labels anlegst und die Woche zurücksetzt.
Zeiten und Kategorien
Pro Karte hältst du geschätzte und tatsächliche Zeit fest, dazu eine Kategorie wie Buchhaltung, Social Media oder Eigenes Business. Der Vergleich zeigt dir, wie realistisch du kalkulierst. Klappt auch mit kostenlosem Trello.
Checkliste für den Wochenabschluss
Erledigtes durchgehen, Stunden pro Kundin zusammenzählen, Schätzung und echte Zeit vergleichen, abrechnen, offene Aufgaben in die neue Woche ziehen.
Vorlagen für deine Aufgaben
Eine Aufgaben-Vorlage (was, für wen, wie lange, wie oft) und eine Liste typischer Wochenaufgaben wie Postfächer sichten, Social Media planen oder Rechnungen vorbereiten.
Steckbriefe für deine Kundinnen
Pro Kundin eine Karte mit Ansprechpartnerin, vereinbarten Stunden und festen Aufgaben.
Prompt-Sammlung
Sieben erprobte Prompts als PDF für Wochenplanung, Priorisierung, Nachhaken und Rückblick, nutzbar in jedem KI-Werkzeug.
So sieht deine Woche mit dem Board aus
Du sammelst alles, was ansteht, in „Diese Woche“ und markierst es nach Kundin.
Du ziehst drei bis fünf Karten nach „Heute“. Mehr nicht.
Wartest du auf eine Kundin, kommt die Karte nach „Wartet auf Kundin“. Da bleibt sie sichtbar, bis du nachgehakt hast.
Du schaust in den Wochenrückblick und siehst, wie viele Stunden wirklich drin waren, auch die nicht abrechenbaren.
Ich bin Sarah, Mentorin bei OfficeLab.
Vorher war ich 20 Jahre Geschäftsführungsassistenz. Das Board habe ich für meine Kundinnen gebaut, und es steckt meine Erfahrung drin.
Probier es eine Woche aus.
Kopieren dauert zwei Minuten. Am Freitag weißt du, wo deine Zeit geblieben ist.
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Fast geschafft.
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