Kleinunternehmerregelung als VA: Ja oder nein?

Die Frage kommt bei fast jedem VA-Start. Kleinunternehmerregelung ja oder nein? Meist wird sie im Anmeldeformular fürs Finanzamt einfach angekreuzt, weil sie bequem klingt. Und in vielen Fällen ist sie auch die richtige Wahl. In manchen aber nicht. Wer als Virtuelle Assistentin arbeitet, hat eine andere Ausgangslage als eine Kosmetikerin oder eine Hundetrainerin, weil deine Kundinnen fast immer selbst Unternehmerinnen sind. Das ändert einiges an der Rechnung.

Hinweis: Dieser Beitrag enthält einen Empfehlungslink zu Papierkram. Wenn du darüber buchst, erhalte ich eine kleine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts.

Dieser Beitrag gibt den Stand April 2026 wieder. Steuerregeln entwickeln sich weiter, prüfe im Zweifel die aktuelle Lage über die IHK oder dein Steuerbüro.

Was die Kleinunternehmerregelung überhaupt ist

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Kurz gesagt bedeutet sie: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine ab. Im Gegenzug darfst du keine Vorsteuer aus eigenen Ausgaben geltend machen. Wenn du also Software kaufst, einen Kurs buchst oder einen neuen Laptop anschaffst, siehst du die enthaltenen 19 Prozent Umsatzsteuer nie wieder. Für dich sind sie einfach Kosten.

Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Regelung neu gefasst. Die Umsatzgrenzen wurden spürbar angehoben (vorher 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr), und die Berechnung läuft seitdem netto statt brutto. Deine Umsätze gelten jetzt offiziell als steuerbefreit statt nur „nicht erhoben“, was in der Praxis vor allem bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU eine Rolle spielt. Für dich im Alltag heißt das: Du hast mehr Spielraum, bevor du in die Regelbesteuerung rutschst.

Die Umsatzgrenzen, die du im Kopf behalten musst

Im Jahr 2026 gilt Folgendes: Im vorangegangenen Kalenderjahr darf dein Gesamtumsatz 25.000 Euro netto nicht überschritten haben. Im laufenden Kalenderjahr darfst du die Grenze von 100.000 Euro netto nicht überschreiten. Bei Gründung gilt allein die 25.000-Euro-Grenze, hochgerechnet auf zwölf Monate. Wer also im Juli startet, hat sechs Monate Zeit, und die Grenze liegt anteilig bei 12.500 Euro.

Die 100.000 Euro sind eine harte Obergrenze. Sobald du sie reißt, bist du ab diesem Umsatz sofort regelbesteuert. Keine Schonfrist, keine Vorwarnung. Maßgeblich ist nach dem Zuflussprinzip, wann das Geld auf deinem Konto landet, nicht das Rechnungsdatum. Die IHK Region Stuttgart weist ausdrücklich darauf hin, dass Kleinunternehmerinnen ihre laufenden Umsätze engmaschig beobachten müssen. In der Praxis heißt das: monatlich einen Blick auf deine Umsätze werfen, nicht erst im Dezember.

Was für die Regelung spricht

Der offensichtlichste Vorteil ist weniger Bürokratie. Keine Umsatzsteuervoranmeldungen, seit dem Besteuerungszeitraum 2024 auch keine jährliche Umsatzsteuererklärung mehr, einfachere Rechnungen. Das ist in den ersten Monaten Gold wert, wenn du ohnehin mit Gewerbeanmeldung, Kontoeröffnung, Positionierung und Kundenakquise jonglierst.

Dazu kommt ein psychologischer Effekt: Du hast einen Buchhaltungsposten weniger im Kopf. Wer mit Steuern bisher wenig zu tun hatte, findet mit der Kleinunternehmerregelung den einfachsten Einstieg. Deine Rechnungen sind übersichtlich, dein Finanzamt-Verkehr überschaubar, dein Kopf ist frei für das, was am Anfang wirklich zählt: die ersten Kunden gewinnen.

Für Privatkundinnen wirkst du potenziell attraktiver, weil auf dem Preis nicht noch einmal 19 Prozent draufkommen. Für VAs ist das meist zweitrangig, weil du selten mit Privatkundinnen arbeitest. Gut zu wissen ist es trotzdem.

Was dagegen spricht und was für VAs besonders zählt

Der zentrale Nachteil ist schnell erklärt: Du bekommst keine Vorsteuer zurück. Alles, was du einkaufst, kostet dich brutto. Ein Laptop für 1.190 Euro inklusive Steuer kostet dich eben 1.190 Euro, während eine regelbesteuerte Selbstständige sich die 190 Euro Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholt. Gerade am Anfang häufen sich die Ausgaben oft. Ein ordentliches Setup für dein Homeoffice, Software-Abos wie Canva Pro, Notion oder Dropbox, vielleicht ein Online-Kurs oder ein Mentoring. Wer hier in den ersten Monaten viel investiert, lässt durch die Kleinunternehmerregelung unter Umständen dreistellig bis vierstellig an nicht erstatteter Vorsteuer liegen.

Der zweite Punkt ist weniger offensichtlich, aber für VAs zentral: Deine Kundinnen sind fast immer Unternehmerinnen oder Freiberuflerinnen. Für die ist Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ein Durchlaufposten. Sie weisen sie als Vorsteuer aus und bekommen sie zurück. Ob du also brutto 100 Euro oder brutto 119 Euro schreibst, ist für deine Kundin netto das Gleiche. Das oft genannte Argument, du seist für Kunden günstiger, weil du keine Steuer draufschlägst, trägt im B2B-Bereich schlicht nicht.

Dazu kommt ein Punkt, über den selten offen gesprochen wird. Manche Geschäftskundinnen ziehen Rückschlüsse aus dem Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Nicht alle, aber einige. In bestimmten Branchen gilt die Kleinunternehmerregelung als Signal dafür, dass jemand noch nicht voll in der Professionalität angekommen ist. Das ist subjektiv und oft unfair. Aber es kommt vor, und du solltest es wissen, bevor du die Entscheidung triffst.

Für VAs konkret: wann sie passt, wann nicht

Frisch angefangen, noch keine klaren Zahlen, keine großen Anschaffungen geplant? Klassischer Fall für die Kleinunternehmerregelung. Du sparst dir Komplexität, die du gerade nicht gebrauchen kannst, und kannst später wechseln, wenn es mehr wird.

Schwieriger wird es, wenn du einen klaren Plan hast. Wer nach sechs Monaten ausgebucht sein will und mit Stundensätzen ab 40 Euro aufwärts kalkuliert, reißt die 25.000-Euro-Vorjahresgrenze überraschend schnell. Bei 45 Euro pro Stunde reichen schon knapp 47 Stunden pro Monat, und du bist im Jahr drüber. Das geht schneller, als man denkt, und der Wechsel mitten im Jahr ist für niemanden angenehm.

Wer zusätzlich am Anfang größere Investitionen plant, eine Weiterbildung, ein Mentoring, einen neuen Rechner, ein vernünftiges Büro, sollte einmal durchrechnen: Was spare ich durch die Regelung an Bürokratie, was verliere ich an nicht erstatteter Vorsteuer? In manchen Konstellationen ist die Regelbesteuerung rechnerisch die günstigere Wahl, obwohl sie mehr Aufwand bedeutet.

Und dann ist da noch deine Zielgruppe. Arbeitest du fast ausschließlich mit Solo-Selbstständigen, Online-Unternehmerinnen und Agenturen, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist der einzige echte Vorteil der Kleinunternehmerregelung für dich der Bürokratieabbau. Für deine Kundinnen macht es keinen Unterschied, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht. Das ist eine nüchterne Beobachtung, die viele am Anfang übersehen.

Wann du den Wechsel wirklich prüfen solltest

Wenn du absehen kannst, dass du die 25.000 Euro im laufenden Jahr schaffst, solltest du nicht bis Dezember warten. Der Wechsel zur Regelbesteuerung will vorbereitet sein. Du musst dein Rechnungstool umstellen, deine Stundensätze neu kalkulieren, deine Kundinnen informieren, und du solltest eine saubere Buchhaltungssoftware oder ein Steuerbüro an deiner Seite haben.

Ich arbeite seit Jahren mit Papierkram. Das Tool ist nicht das schickste am Markt, aber solide, deutsch, auf Selbstständige zugeschnitten und macht den Umgang mit Rechnungen, Belegen und EÜR halbwegs schmerzfrei. Wer von der Kleinunternehmerregelung auf Regelbesteuerung wechselt, merkt meistens schnell, dass handgebastelte Word-Vorlagen dann nicht mehr tragen.

Noch ein wichtiger Hinweis: Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Das ist kein Drama, weil Umsätze darüber meist ohnehin in der Regelbesteuerung landen. Aber du solltest es wissen. Wer merkt, dass das Wachstum schneller kommt als geplant, kann nicht einfach beim zweiten Jahresende zurückspringen.

Die Kurzfassung für deine Entscheidung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung, kein Gütesiegel. Sie passt für viele im ersten Jahr, und für manche passt sie auch länger. Aber wer als VA ernsthaft ins Wachstum geht, überwiegend mit Unternehmerinnen arbeitet und am Anfang in sich selbst investiert, fährt oft mit der Regelbesteuerung besser. Die eigentliche Frage ist also nicht: ja oder nein. Sondern: für welche Phase deines Business und mit welcher Perspektive auf die nächsten zwölf bis vierundzwanzig Monate.

Was du am Ende brauchst, ist nicht die allgemein „richtige“ Antwort, sondern die richtige Antwort für dein Modell, deine Zielgruppe und deinen Zeithorizont. Wenn du dir das allein nicht zutraust, hol dir Unterstützung. Eine Stunde mit einer Steuerberatung oder ein Gespräch mit jemandem, die den VA-Alltag kennt, spart dir erfahrungsgemäß mehr, als sie kostet.

Dein nächster Schritt

Du stehst gerade am Anfang und willst von Beginn an sauber aufgestellt sein, mit klaren Rechnungsvorlagen, durchdachten Prozessen und einer Business-Struktur, auf der du aufbauen kannst? Dann ist das VA Starter Toolkit von OfficeLab dein Einstieg. 17 Vorlagen, ein Trello-Workflow und alles, was du für ein ordentliches Setup brauchst.

Wenn du unsicher bist, welcher steuerliche Weg für deine konkrete Situation wirklich passt, wie du dich positionierst und wie du dein Business von Anfang an auf Wachstum auslegst, dann ist das Intensiv-Mentoring die passendere Option. Dort schauen wir gemeinsam auf deine Zahlen, deine Zielgruppe und deine Pläne und bauen daraus eine Strategie, mit der du nicht nur startest, sondern auch oben ankommst.