Wie du deinen Preis findest (und ihn auch nennst)
Als ich meinen ersten Stundensatz festgelegt habe, war das Ergebnis peinlich: 18 Euro. Netto. Ich hatte keine Ahnung, wie ich rechnen sollte, also habe ich mich gefragt: Was würde ich selbst zahlen? Spoiler: Das war die dümmste Frage, die ich mir stellen konnte. Zwei Jahre später saß ich mit einer Kundin im Gespräch, die mich fragte: „Und, was kostest du?“ Ich nannte meinen Preis. Sie sagte: „Okay, gut.“ Und ich dachte: Hätte ich mehr verlangen sollen?
Als Virtuelle Assistenz arbeitest du selbstständig. Das bedeutet nicht nur, dass du deine eigene Chefin bist, sondern auch, dass du selbst entscheidest, was deine Arbeit wert ist. Und genau da wird es für viele schwierig.
Stundensätze sind ein Minenfeld. Viele VAs starten mit Preisen, die kaum über dem Mindestlohn liegen. Nicht weil sie schlecht sind, sondern weil sie unsicher sind. Weil niemand ihnen beigebracht hat, wie man rechnet. Und weil sie denken, niedriger Preis = mehr Kunden.
Das stimmt nicht. Ein zu niedriger Stundensatz schadet dir mehr, als er dir hilft. Er bringt die falschen Kunden, er macht dich anfällig für Selbstausbeutung, und er verhindert, dass du dir ein tragfähiges Business aufbaust.
Warum viele VAs zu günstig starten
Es gibt mehrere Gründe, warum VAs zu niedrig ansetzen. Einer davon ist Unsicherheit. Wenn du gerade startest, hast du vermutlich noch keine Ahnung, was realistisch ist. Du schaust vielleicht auf Plattformen, wo VAs ihre Preise nennen, und siehst Stundensätze zwischen 10 und 25 Euro. Dann denkst du: „Okay, dann nehme ich auch so viel.“
Das Problem: Diese Preise spiegeln oft nicht wider, was jemand braucht, um davon zu leben. In der VA-Szene werden oft Einstiegspreise zwischen 20 und 35 Euro netto genannt. Wer darunter liegt, arbeitet definitiv unter seinem Wert.
Ein weiterer Grund ist das Money Mindset. Du glaubst vielleicht unbewusst, dass du nicht viel verlangen darfst. Dass du ja noch Anfängerin bist. Dass du Glück haben musst, überhaupt Kunden zu finden. Dass du dankbar sein solltest, wenn jemand überhaupt mit dir arbeiten will.
Das ist kein individuelles Problem. Das ist eine Prägung, die viele Menschen aus ihrer Herkunft, ihrer Sozialisation oder früheren Jobs mitbringen. Wenn du nie gelernt hast, deinen Wert zu benennen, fühlst es sich falsch an, Geld zu verlangen.
Die falsche Frage: „Was würde ich selbst zahlen?“
Eine der größten Fallen bei der Preisfindung ist die Frage: „Was würde ich selbst für diese Leistung zahlen?“
Diese Frage ist Bullshit. Und zwar aus mehreren Gründen.
Erstens: Du bist nicht deine Zielgruppe. Deine Kunden haben andere Budgets, andere Prioritäten, andere Schmerzpunkte. Nur weil du selbst vielleicht gerade knapp bei Kasse bist, heißt das nicht, dass deine Kunden es auch sind.
Zweitens: Du unterschätzt wahrscheinlich deinen eigenen Wert. Wenn du gerade startest, siehst du vermutlich noch nicht, was du alles kannst. Du siehst nur, was du noch nicht kannst. Deine Kunden sehen das anders. Für sie bist du die Lösung für ein Problem, das sie nicht selbst lösen können oder wollen.
Drittens: Dein Preis muss nicht nur deine Arbeit abdecken, sondern auch deine Lebenshaltungskosten, deine Steuern, deine Sozialversicherung, deine Rücklagen, deine Weiterbildung, deine Akquisezeit. Ein Angestellter bekommt all das obendrauf. Du musst es selbst einpreisen.
Die richtige Frage ist nicht: „Was würde ich zahlen?“ Die richtige Frage ist: „Was brauche ich, um davon leben zu können?“
Die Kalkulation: Was du wirklich brauchst
Stundensätze zu kalkulieren ist keine Hexerei. Es ist Mathematik. Nicht sexy, aber notwendig.
Fang mit deinen Fixkosten an. Was kostet dich dein Leben pro Monat? Miete, Essen, Versicherungen, alles. Dann kommen deine Businesskosten dazu: Software, Hardware, Weiterbildungen, Steuerberatung, Website, eventuell Coworking Space. Dann brauchst du Rücklagen. Für Steuern, für Urlaub, für den Tag, an dem der Laptop den Geist aufgibt.
Jetzt rechne aus, wie viele Stunden du pro Monat tatsächlich abrechnen kannst. Nicht 160 Stunden, nur weil ein Monat vier Wochen hat. Du brauchst Zeit für Akquise, für Buchhaltung, für Kommunikation, für Pausen. Realistisch sind für viele VAs 80 bis 100 abrechenbare Stunden pro Monat, wenn sie Vollzeit arbeiten wollen.
Teile deine monatlichen Kosten durch diese Stunden. Das ist dein Mindeststundensatz. Alles darunter bedeutet: Du arbeitest drauf.
Dann kommt noch etwas dazu: dein Gewinn. Du arbeitest nicht nur, um zu überleben. Du arbeitest auch, um dir etwas aufzubauen. Also rechne einen Aufschlag ein, der dir erlaubt, Rücklagen zu bilden und irgendwann auch mal einen entspannten Monat zu haben.
Warum 35 Euro in Deutschland oft nicht reichen
In vielen Listen und Übersichten liest du: „Für Einsteiger sind 20 bis 30 Euro pro Stunde realistisch.“ Das stimmt zwar insofern, als dass viele VAs tatsächlich so viel verlangen. Aber realistisch heißt nicht automatisch angemessen.
Wenn du in Deutschland lebst, hast du Lebenshaltungskosten, die sich an deutschen Verhältnissen orientieren. Du zahlst deutsche Mieten, deutsche Krankenkassenbeiträge, deutsche Steuern. Ein Stundensatz von 25 Euro netto bedeutet nach Steuern und Abgaben oft, dass du auf Angestellten-Mindestlohn-Niveau landest. Ohne Urlaub, ohne Krankentagegeld, ohne Rentenversicherung.
Das ist kein nachhaltiges Business. Das ist Selbstausbeutung mit schönem Namen.
Fachleute schätzen, dass ein solider Einstiegsstundensatz für VAs mit Grundkenntnissen bei mindestens 35 Euro netto liegen sollte. Wenn du spezialisierte Skills hast, Online-Kurse betreust, WordPress beherrschst oder strategische Unterstützung bietest, kannst und solltest du deutlich mehr verlangen.
Wie du deinen Preis nennst
Du hast deinen Stundensatz kalkuliert. Jetzt kommt der schwierige Teil: ihn nennen.
Viele VAs machen an dieser Stelle denselben Fehler. Sie formulieren ihren Preis als Frage. „Ich würde 40 Euro nehmen, wäre das okay?“ Oder sie rechtfertigen sich sofort: „Normalerweise nehme ich 45 Euro, aber für dich könnte ich auch 40 machen.“
Hör auf damit.
Dein Preis ist keine Verhandlungsmasse. Dein Preis ist eine Ansage. Du sagst: „Ich arbeite für 45 Euro netto pro Stunde.“ Punkt. Nicht fragend. Nicht unsicher. Nicht mit Rabatten, die niemand verlangt hat.
Ja, das fühlt sich am Anfang komisch an. Ja, du hast vielleicht Angst, dass Kunden dann nein sagen. Aber genau diese Angst ist das Problem. Kunden spüren Unsicherheit. Wenn du selbst nicht an deinen Preis glaubst, warum sollten sie es tun?
Die Wahrheit ist: Manche werden nein sagen. Das ist okay. Die, die nein sagen, sind nicht deine Kunden. Deine Kunden sind die, die deinen Wert sehen und bereit sind, dafür zu zahlen.
Was passiert, wenn du zu günstig bist
Ein niedriger Stundensatz fühlt sich vielleicht erstmal sicherer an. Mehr Menschen können ihn sich leisten, also mehr potenzielle Kunden, oder? Falsch.
Zu günstige Preise ziehen die falschen Kunden an. Menschen, die nicht den Wert deiner Arbeit sehen, sondern nur den Preis. Menschen, die ständig nachverhandeln wollen, die viel verlangen und wenig zahlen. Menschen, die dich nicht wertschätzen.
Zu günstige Preise führen auch dazu, dass du zu viel arbeitest. Wenn du 25 Euro netto pro Stunde nimmst und 2.000 Euro netto im Monat verdienen willst, brauchst du 80 abrechenbare Stunden. Das sind 20 Stunden pro Woche, nur für bezahlte Arbeit. Dazu kommen Akquise, Buchhaltung, Kommunikation. Du landest schnell bei 30 bis 40 Stunden pro Woche. Für 2.000 Euro netto. Vor Steuern.
Das ist kein Freiheits-Business. Das ist ein Hamsterrad mit schönem Ausblick.
Wie du deinen Preis erhöhst
Vielleicht hast du schon Kunden und merkst jetzt: Mein Preis ist zu niedrig. Was tun?
Erhöh ihn. Nicht irgendwann. Jetzt.
Für Bestandskunden gilt: Kündige die Erhöhung frühzeitig an. Drei Monate Vorlauf sind fair. Sag: „Ab dem 1. März beträgt mein Stundensatz 50 Euro statt 35 Euro. Das ist nötig, damit ich dir weiterhin die Qualität liefern kann, die du gewohnt bist.“
Keine Rechtfertigung. Keine Entschuldigung. Nur Information.
Manche werden gehen. Das ist okay. Die, die bleiben, sind die, die deine Arbeit wirklich schätzen.
Für neue Kunden gilt: Der neue Preis gilt sofort. Keine Übergangsphase, kein Einführungsrabatt. Du bist nicht bei Aldi.
Dein Stundensatz ist keine Sympathiefrage. Er ist eine Rechenaufgabe. Du brauchst einen Preis, der deine Kosten deckt, dir Rücklagen ermöglicht und dich nicht in Selbstausbeutung treibt.
Das bedeutet nicht, dass du gleich 80 Euro pro Stunde verlangen musst. Aber es bedeutet, dass du nicht unter Wert arbeiten solltest, nur weil du unsicher bist oder Angst hast, Kunden zu verlieren.
Die richtigen Kunden zahlen faire Preise. Die falschen Kunden kannst du dir nicht leisten.
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