Preise erhöhen als VA: Wann, wie und was du sagst

Die meisten VAs erhöhen ihre Preise zu spät. Oder gar nicht. Sie kalkulieren einmal am Anfang, setzen ihren Stundensatz fest und lassen ihn jahrelang so stehen. In der Zwischenzeit steigen Mieten, Krankenkassenbeiträge, Softwarekosten. Alles wird teurer, nur dein Honorar nicht. Und irgendwann sitzt du da und merkst: Du verdienst weniger als vor zwei Jahren, obwohl du mehr arbeitest.

Preise zu erhöhen ist kein Luxusquatsch. Es ist Teil deines Jobs als Selbstständige. Wenn du es nicht tust, finanzierst du die Inflation aus deiner eigenen Tasche. Trotzdem scheuen viele VAs genau diesen Schritt. Sie haben Angst, Kunden zu verlieren. Sie fühlen sich unsicher. Sie wissen nicht, wie sie es formulieren sollen.

In diesem Beitrag geht es um genau das: Wann der richtige Zeitpunkt ist, wie du eine Preiserhöhung ankündigst, was du sagst und was du tust, wenn Kunden zögern.

Wann du deine Preise erhöhen solltest

Es gibt keinen perfekten Moment. Aber es gibt mehrere Situationen, die klar dafür sprechen, dass es Zeit ist.

Der offensichtlichste Fall ist der Jahreswechsel. Ein neues Jahr, neue Preise. Viele VAs passen jedes Jahr im Januar an, oft zwischen drei und acht Prozent. Das ist keine Abzocke, das ist ein Ausgleich für steigende Kosten. Laut Statistischem Bundesamt lag die Inflation in Deutschland in den letzten Jahren mehrfach über zwei Prozent. Wenn du deine Preise nicht mindestens in diesem Rahmen anpasst, verdienst du real weniger.

Ein zweiter guter Anlass: neue Skills. Du hast dich in WordPress eingearbeitet, betreust jetzt Online-Kurse, machst Podcast-Produktion oder übernimmst strategische Aufgaben. Dann ist dein Stundensatz von vor einem Jahr nicht mehr passend. Spezialisierung darf und muss sich im Preis zeigen.

Auch wenn du ausgebucht bist, ist das ein Signal. Wenn du mehr Anfragen bekommst, als du annehmen kannst, ist dein Preis zu niedrig. Ein höherer Preis filtert automatisch und sorgt dafür, dass du mit den Kunden arbeitest, die deinen Wert sehen.

Und manchmal ist der Grund einfach: Du hast dich anfangs zu günstig verkauft und willst das jetzt korrigieren. Das ist ein völlig legitimer Anlass. Du musst nicht warten, bis irgendein externer Trigger passiert.

Wie oft ist angemessen

Einmal pro Jahr ist ein guter Rhythmus für moderate Anpassungen. Wenn du merkst, dass du grundsätzlich zu niedrig eingestiegen bist, kann eine größere Erhöhung zwischendurch sinnvoll sein. Die Faustregel: Kleine jährliche Anpassungen werden von Kunden meist kommentarlos akzeptiert. Eine Verdopplung von 25 auf 50 Euro braucht mehr Kommunikation.

Wichtig ist, dass du überhaupt anpasst. Stillstand ist Rückschritt, weil die Kosten nicht stillstehen.

Wie du eine Preiserhöhung ankündigst

Für Bestandskunden gilt: frühzeitig und schriftlich. Zwei bis drei Monate Vorlauf sind fair. Die Ankündigung kommt per E-Mail, nicht nebenbei im Slack-Chat oder im Call.

Die Nachricht muss nicht lang sein. Eine Mustervorlage:

Liebe [Name],
ich möchte dich rechtzeitig informieren, dass sich mein Stundensatz zum 1. März 2026 anpasst. Ab dann rechne ich mit 50 Euro netto pro Stunde statt 42 Euro.
Der Grund ist schlicht: Die gestiegenen Betriebskosten und meine Weiterentwicklung machen die Anpassung nötig, damit ich dir weiterhin die gewohnte Qualität liefern kann. Alle laufenden Projekte schließe ich noch zum aktuellen Satz ab.
Wenn du Fragen hast, lass uns gern darüber sprechen.
Viele Grüße,
[Dein Name]

Das ist alles. Keine lange Erklärung. Keine Entschuldigung. Keine Rechtfertigung, warum du das nicht schon früher gemacht hast.

Für neue Kunden brauchst du gar keine Ankündigung. Du nennst einfach deinen neuen Preis. Fertig. Niemand muss wissen, dass du letzte Woche noch weniger verlangt hast.

Was du nicht tun solltest

Du brauchst dich nicht zu entschuldigen. Formulierungen wie „Es tut mir leid, aber ich muss leider…“ signalisieren, dass du selbst nicht hinter der Erhöhung stehst. Wenn du es nicht mit Überzeugung sagst, werden deine Kunden dich auch nicht überzeugt nehmen.

Du brauchst auch keine ellenlange Begründung. Kunden erwarten, dass Preise sich anpassen. Sie tun es selbst mit ihren eigenen Produkten und Dienstleistungen. Wenn du anfängst, detailliert deine Lebenshaltungskosten aufzulisten, wirkt das defensiv. Ein Satz zur Begründung reicht.

Und bitte: keine Sofortrabatte aus Angst anbieten. „Okay, dann machen wir 45 statt 50″ im ersten Zögern des Kunden ist ein Signal, dass dein Preis verhandelbar ist. Ist er aber nicht.

Umgang mit Widerstand

Manche Kunden akzeptieren die Erhöhung ohne ein Wort. Manche fragen nach. Manche reagieren unzufrieden. Das gehört dazu.

Wenn jemand Bedenken äußert, bleib ruhig und konkret. Du musst nicht überreden. Du informierst.

Ein Kunde sagt: „Das ist mir zu teuer.“
Du antwortest: „Das verstehe ich. Der neue Preis spiegelt den tatsächlichen Wert meiner Arbeit und die gestiegenen Kosten wider. Wenn das für dich nicht passt, lass uns schauen, wie wir einen guten Abschluss finden.“

Ein Kunde sagt: „Kannst du nicht eine Ausnahme machen?“
Du antwortest: „Nein, der Preis gilt für alle Kunden gleich. Alles andere wäre unfair denen gegenüber, die den neuen Satz akzeptieren.“

Ein Kunde sagt: „Ich muss darüber nachdenken.“
Du antwortest: „Gern. Gib mir bis Ende des Monats Bescheid, damit wir Planungssicherheit haben.“

Manche Kunden werden gehen. Das ist okay. Oft sind das genau die, mit denen du sowieso nicht mehr glücklich warst. Die, die bleiben, sind die, die dich wertschätzen. Und die neuen Kunden, die du ab jetzt mit deinem höheren Preis gewinnst, werden von Anfang an auf einem anderen Level mit dir arbeiten.

Was eine Preiserhöhung wirklich bedeutet

Preise zu erhöhen ist nicht nur eine finanzielle Entscheidung. Es ist auch eine Haltungsfrage. Wenn du deinen Preis nennen kannst, ohne dich zu winden, signalisierst du: Ich kenne meinen Wert. Und das merken Kunden. Selbst die, die nachfragen oder kurz zögern, respektieren diese Klarheit am Ende mehr als jeden Rabattversuch.

Preise zu erhöhen ist kein einmaliges Ereignis, das dir über den Kopf wachsen muss. Es ist ein normaler Teil deines Business. Wie Rechnungen schreiben. Wie Steuervorauszahlungen planen. Du lernst es, du machst es, du gehst weiter.

Du willst deine Preise anpassen, bist dir aber unsicher, wo du stehen solltest und wie du es deinen Kunden kommunizierst? Im OfficeLab Mentoring gehen wir genau deine Situation durch: deine aktuellen Kunden, deine Kalkulation, deine Kommunikation. Kein Standardrat, sondern Klarheit für dein Business.

Wenn du lieber erst mal selbst ran willst, bekommst du im VA Starter Toolkit Vorlagen für Kundenkommunikation, Kalkulation und Angebotsgestaltung, die du direkt anpassen und nutzen kannst.